El venue es la decisión más determinante de toda la planeación de un evento corporativo. Un salón hermoso pero con mala acústica, potencia eléctrica insuficiente o techos demasiado bajos puede arruinar la mejor producción audiovisual. En Aural Eventos hacemos decenas de visitas técnicas al año a salones, hoteles y centros de convenciones de Bogotá, y en esta guía compartimos los criterios técnicos que evaluamos siempre antes de recomendar un venue.
1. Aforo y metros cuadrados: las bases
El primer filtro es el aforo y el área útil. La regla general para eventos corporativos en formato auditorio es 0.5-0.8 m² por persona sentada en sillas o butacas. Para banquetes: 1.2-1.5 m² por persona. Para cocktail de pie: 0.5-0.7 m² por persona.
Pero el aforo no es todo: también importa la forma del salón. Un salón rectangular de 30×15 metros es más fácil de sonorizar y visualizar que un salón en L o con pilares centrales que bloquean la visibilidad.
2. Altura libre: el factor que más se subestima
La altura libre del salón (del piso al techo, sin obstáculos) determina qué tan alto se puede colgar la estructura de truss, las pantallas LED y los equipos de iluminación. Nuestras recomendaciones mínimas:
| Tipo de evento | Altura mínima recomendada |
|---|---|
| Conferencia sin pantalla colgada | 3.5 m |
| Conferencia con pantalla LED 3×2m | 4.5 m |
| Evento con iluminación de efecto | 5.0 m |
| Gala o convención con producción completa | 6.0 m o más |
Un salón con 3 metros de altura libre no es viable para una producción con escenario y pantallas LED colgadas — algo que el venue no siempre advierte claramente en su ficha técnica.
3. Infraestructura eléctrica: el punto crítico
Este es el ítem que más problemas causa. Una producción técnica completa (sistema de sonido, iluminación y pantallas LED) puede requerir entre 30 y 120 kW de potencia. Lo que debes verificar del venue:
- Potencia disponible para producción técnica: algunos hoteles tienen la potencia comprometida con su propia operación (cocinas, aires acondicionados, etc.) y no tienen kW disponibles para producción adicional.
- Tipo de tablero: trifásico 220V es lo ideal. Monofásico 110V tiene limitaciones para sistemas grandes.
- Ubicación de las acometidas: deben estar cerca del área de escenario o sala técnica para minimizar el cableado.
- Tierra física: indispensable para equipos de audio. Sin tierra física certificada, el ruido eléctrico (hum) arruina el sonido.
Lee nuestra guía completa sobre voltajes y acometidas en hoteles de Bogotá.
4. Acústica del espacio
La acústica de un salón vacío es muy diferente a la de un salón con 300 personas. Los materiales del recinto determinan el comportamiento sonoro:
- Buena acústica para eventos: alfombras en el piso, paneles absorbentes en paredes, techos irregulares o acústicos. Hoteles de cadena suelen tener buenos salones de convenciones.
- Acústica problemática: salones con pisos de mármol o porcelana, paredes de vidrio y techos de concreto plano. Alta reverberación que hace el sonido difuso y difícil de entender.
- Solución: un sistema de sonido profesional con subcarácter direccional y tiempo de retardo ajustado compensa parcialmente una mala acústica, pero tiene límites.
También revisa nuestro artículo sobre retos de acústica en las nuevas locaciones de Bogotá.
5. Conectividad e internet
Para eventos híbridos o con streaming, la conectividad es crítica. Verifica:
- ¿El hotel tiene internet dedicado disponible para producción (no el WiFi general)?
- ¿Cuál es el ancho de banda contratado y cuánto está disponible para tu evento?
- ¿Existe posibilidad de instalar fibra óptica temporal si la del venue no es suficiente?
6. Accesos y logística de carga
Un aspecto que muchos organizadores pasan por alto hasta el día del montaje:
- ¿Hay acceso vehicular para camiones de carga? ¿A qué hora?
- ¿Existe montacargas o solo escaleras?
- ¿Cuál es el recorrido desde la zona de carga hasta el salón? Pasillos angostos o puertas bajas limitan los equipos que pueden entrar.
- ¿Hay estacionamiento para el personal técnico durante el montaje y el evento?
Venues corporativos más comunes en Bogotá
Trabajamos frecuentemente en estas locaciones, y conocemos sus características técnicas a fondo:
- Ágora Bogotá: hasta 8.000 personas, infraestructura de clase mundial, ideal para grandes congresos.
- Hotel Tequendama y Radisson: salones versátiles 200-1.000 personas, buena infraestructura eléctrica.
- Hoteles Marriott, Hilton, Sheraton: estándares técnicos consistentes, buena acústica en salones principales.
- Espacio Baraka (Usaquén): excelente para eventos medianos con estética premium.
- Centros empresariales (WTC, Salitre Plaza): buenos accesos y potencia eléctrica.
Preguntas frecuentes
¿Hacen visita técnica al venue antes del evento?
Sí, siempre. La visita técnica previa nos permite verificar cada uno de los puntos de esta guía y diseñar la solución técnica más adecuada. Es parte del proceso de producción integral con Aural Eventos.
¿Pueden operar en venues con restricciones técnicas?
Generalmente sí, con las adaptaciones necesarias. Llevamos generadores si la potencia eléctrica no es suficiente, installamos internet dedicado si el del venue no es confiable, y adaptamos el diseño del escenario a la altura disponible.
¿Necesitas asesoría para elegir el venue de tu evento?
En Aural Eventos no solo producimos el evento, también asesoramos en la selección del venue. Contáctanos y nuestro equipo técnico te ayuda a evaluar las opciones y garantizar que tu producción audiovisual funcione perfectamente en el espacio elegido.